Quy trình 10 bước gia công TPCN chuẩn Đồng Giao: Từ ý tưởng đến ra hàng

Mục lục

1. Tổng quan quy trình + timeline
2. Bước 1: Tư vấn sơ bộ
3. Bước 2: Ký NDA + brief chi tiết
4. Bước 3: R&D công thức + chọn nguyên liệu
5. Bước 4: Thử nghiệm pilot (sản xuất thử)
6. Bước 5: Duyệt mẫu thành phẩm
7. Bước 6: Kiểm nghiệm sản phẩm
8. Bước 7: Công bố sản phẩm
9. Bước 8: Sản xuất hàng loạt
10. Bước 9: QC cuối + kiểm tra lô
11. Bước 10: Đóng gói, dán nhãn, giao hàng
12. FAQ quy trình

Tổng quan quy trình + timeline

📌 Timeline có thể rút ngắn xuống 30-45 ngày nếu: (a) dùng công thức OEM có sẵn của Đồng Giao, (b) đã có giấy công bố, (c) đặt số lượng lớn ≥ 10.000 đơn vị.

Bước 1: Tư vấn sơ bộ

Mục tiêu: Xác định sản phẩm phù hợp với định hướng kinh doanh + ngân sách của khách hàng.

Ai làm gì

• Khách hàng: Cung cấp thông tin ban đầu — ý tưởng, đối tượng khách, ngân sách dự kiến, thời gian cần ra hàng
• Đồng Giao: Sales + 1 dược sĩ R&D tham gia cuộc họp đầu tiên (60-90 phút)

Hình thức tư vấn

• Online (Google Meet / Zoom) — 30 phút, miễn phí
• Offline tại showroom Đồng Giao (KCN X, tỉnh Y) — 2 giờ, bao gồm tour nhà máy
• Offline tại văn phòng khách hàng — nếu khách ở TP.HCM/Hà Nội

Output sau Bước 1

• Tóm tắt yêu cầu (1 trang A4)
• Danh sách 2-3 phương án sản phẩm kèm ước tính chi phí/đơn giá/thời gian
• Mẫu hợp đồng nguyên tắc (draft)

💡 Checklist cho khách hàng chuẩn bị:
- [ ] Đối tượng khách mục tiêu (demographic + insight)
- [ ] Điểm bán (online/offline/MLM/kênh truyền thống)
- [ ] Tham khảo 2-3 sản phẩm đối thủ bạn ngưỡng mộ
- [ ] Ngân sách: giá vốn mong muốn + giá bán lẻ mong muốn
- [ ] Số lượng đặt đợt đầu (MOQ tối thiểu Đồng Giao: 3.000 đơn vị)

Bước 2: Ký NDA + brief chi tiết

Mục tiêu: Bảo mật thông tin 2 chiều + chuẩn hoá yêu cầu chi tiết trước khi R&D đầu tư thời gian.

NDA (Non-Disclosure Agreement)

Đồng Giao ký NDA với khách hàng ngay sau buổi tư vấn đầu tiên, trước khi chia sẻ bất kỳ thông tin về công thức, công nghệ, giá nguyên liệu.

NDA bao gồm:
- Thời hạn bảo mật: 5 năm sau khi hợp tác kết thúc
- Phạm vi: công thức, giá thành, nhà cung cấp nguyên liệu, doanh số, danh sách khách hàng
- Mức phạt vi phạm: 500 triệu – 2 tỷ VND (tuỳ cấp độ sản phẩm)
- Bảo vệ 2 chiều: khách hàng cũng không được chia sẻ báo giá, công thức Đồng Giao cung cấp

Brief chi tiết (Creative Brief for R&D)

Sau NDA, khách hàng hoàn thành Form Brief 12 mục:

1. Tên sản phẩm dự kiến
2. Đối tượng sử dụng (giới tính, độ tuổi, tình trạng sức khỏe)
3. Công dụng mong muốn (ghi chi tiết, nhưng sẽ phải đối chiếu với bằng chứng khoa học)
4. Thành phần hoạt chất mong muốn + hàm lượng
5. Dạng bào chế ưu tiên (viên nang cứng, viên nang mềm, viên nén, bột, dạng lỏng, kẹo nhai)
6. Mùi vị (nếu có)
7. Kích thước + quy cách đóng gói (hộp 30/60/90 viên, túi, chai...)
8. Hạn sử dụng mong muốn (thông thường 24-36 tháng)
9. Chứng nhận bắt buộc (GMP, ISO, Halal, Organic...)
10. Thị trường mục tiêu (Việt Nam / xuất khẩu → nước nào)
11. Số lượng đợt đầu + forecast 12 tháng
12. Timeline bắt buộc (khi nào cần ra hàng)

Output sau Bước 2

• NDA ký đầy đủ 2 bên
• Brief form hoàn chỉnh (PDF signed)
• Báo giá sơ bộ 2.0 (chính xác hơn lần 1) — áp dụng trong 30 ngày

Bước 3: R&D công thức + chọn nguyên liệu

Bước quyết định 70% chất lượng sản phẩm cuối cùng.

3.1. Nghiên cứu khoa học

Đội R&D (3-5 dược sĩ) làm:

• Tra cứu literature: PubMed, Cochrane, ScienceDirect — tìm 10-15 nghiên cứu về từng thành phần
• Xác định liều hiệu quả (ED50, EC50) — đảm bảo claim công dụng có cơ sở
• Phân tích tương tác — thành phần A + B có đối kháng hay cộng hưởng?
• Đánh giá stability — dự đoán độ bền của công thức qua thời gian
• Đối chiếu pháp lý — thành phần đã được Việt Nam cho phép? Có cần tài liệu đặc biệt?

3.2. Chọn nhà cung cấp nguyên liệu

Đồng Giao có hệ thống 120+ nhà cung cấp đã qua audit, từ:
- Nhật Bản (KFSU, DSM Japan) — thường dùng cho collagen, CoQ10, hyaluronic acid
- Hàn Quốc (ESFood, Naturex Korea) — chiết xuất thảo mộc, red ginseng
- Mỹ (Lonza, ADM) — vitamin, khoáng chất
- Đức/Thuỵ Sĩ (BASF, Roche Vitamins) — chất lượng cao nhất, giá cao
- Trung Quốc (Xi'an Lyphar) — giá tốt, dùng cho phân khúc tầm trung
- Việt Nam (Traphaco, DHG, nội địa) — thảo dược truyền thống

3.3. Bảng so sánh nguồn nguyên liệu

Ví dụ: Collagen peptide type I (để làm viên uống làm đẹp da)

R&D Đồng Giao đề xuất nguồn phù hợp với budget + segment của khách.

Output sau Bước 3

• Bản công thức chi tiết (confidential) — liệt kê mọi thành phần + hàm lượng mg/viên
• Báo giá chi tiết lần 3 (chính xác ±5%)
• Danh sách COA của tất cả nguyên liệu dự kiến dùng
• Tài liệu thuyết minh công dụng (dự thảo) — phục vụ bước 7 công bố

Bước 4: Thử nghiệm pilot (sản xuất thử)

Mục tiêu: Đảm bảo công thức từ trên giấy chạy được trên dây chuyền sản xuất thực tế.

Quy trình pilot

• Sản xuất 3-5 kg nguyên liệu (tương đương 3.000-5.000 viên nang)
• Chạy đủ quy trình: cân → phối trộn → tạo hạt → đóng nang → đóng vỉ
• Kiểm tra:
• Độ đồng đều khối lượng (±5%)
• Độ hòa tan (in vitro dissolution test)
• Độ ẩm (< 5% với viên nang)
• Cảm quan (màu, mùi, kích thước)
• Gửi mẫu kiểm nghiệm nhanh (3-5 chỉ tiêu) để kiểm định hoạt chất

Hiệu chỉnh công thức

Nếu pilot có vấn đề (phổ biến: dính nang, vón cục, mùi khó chịu), R&D hiệu chỉnh:
- Thêm tá dược chống dính (magnesium stearate 0.5-1%)
- Điều chỉnh tỷ lệ chất độn (lactose, microcrystalline cellulose)
- Đổi loại vỏ nang (gelatin → HPMC cho sản phẩm vegan)
- Thay chất tạo mùi nếu cảm quan không ổn

Output sau Bước 4

• 50-100 mẫu đạt chuẩn gửi khách duyệt
• Report pilot (10-15 trang) — chi tiết quá trình + kết quả test
• Công thức đã hiệu chỉnh (nếu có)
• Ảnh + video quy trình sản xuất

Bước 5: Duyệt mẫu thành phẩm

Bước khách hàng PHẢI tham gia — quyết định đi tiếp hay làm lại.

Khách hàng kiểm tra gì?

1. Cảm quan: màu sắc, mùi, vị (nếu viên nhai), kích thước
2. Bao bì: nhãn thiết kế, chất liệu hộp, quy cách đóng gói
3. Trải nghiệm: dễ nuốt không, cảm giác uống (với dạng nước)
4. So sánh: đối chiếu với sản phẩm đối thủ hoặc benchmark

3 kịch bản phản hồi

• ✅ Duyệt: Khách ký Approval Form, chuyển sang Bước 6
• 🟡 Yêu cầu chỉnh: R&D chỉnh → làm pilot lần 2 (thêm 5-10 ngày)
• ❌ Không duyệt: Thảo luận lại công thức, có thể quay về Bước 3 (thêm 2-3 tuần)

Output sau Bước 5

• Approval Form có chữ ký khách hàng — pháp lý ràng buộc "đã xem và đồng ý"
• Sample retention: giữ 20 mẫu tại Đồng Giao + 20 mẫu tại khách hàng (đối chiếu khi thanh tra)
• Lock công thức — từ đây không đổi nữa, nếu đổi phải làm pilot lại

Bước 6: Kiểm nghiệm sản phẩm

Bước bắt buộc để có giấy công bố.

Phòng kiểm nghiệm được Đồng Giao sử dụng

• Viện Dinh dưỡng Quốc gia (Hà Nội) — uy tín cao, giá trung bình, chờ 14-21 ngày
• Viện Kiểm nghiệm ATVS TP — nhanh, phù hợp sản phẩm phổ thông
• QUATEST 3 (TP.HCM) — giá tốt, đủ năng lực cho TPBVSK

Các chỉ tiêu kiểm (bắt buộc theo NĐ 15/2018)

1. Hoạt chất chính — collagen, vitamin C, EGCG... (định lượng HPLC)
2. Vi sinh — tổng vi khuẩn hiếu khí, E.coli, Salmonella, nấm mốc
3. Kim loại nặng — Pb, As, Hg, Cd (tiêu chuẩn < 10 ppm)
4. Độc tố nấm mốc (Aflatoxin) — với sản phẩm chứa thảo dược
5. Dư lượng thuốc BVTV — với thảo dược
6. Melamine (với sản phẩm có sữa/đạm)

Chi phí

• Sản phẩm đơn giản (trà, thực phẩm bổ sung thông thường): 2-4 triệu VND
• TPBVSK có nhiều hoạt chất: 5-10 triệu VND
• Sản phẩm đặc biệt (cho trẻ, thực phẩm y học): 8-15 triệu VND

Output sau Bước 6

• Phiếu kết quả kiểm nghiệm gốc (có tem, chữ ký phòng kiểm nghiệm)
• Đánh giá đạt/không đạt từ QA Đồng Giao
• Nếu không đạt → điều tra nguyên nhân + sản xuất lại

Bước 7: Công bố sản phẩm

Xem chi tiết tại: Nghị định 15/2018: Hướng dẫn triển khai đầy đủ

Tóm tắt:

• Tự công bố: ngay trong 1 ngày (thực phẩm bổ sung thông thường)
• Đăng ký công bố: 7-21 ngày tại Cục ATTP (TPBVSK)
• Đồng Giao hỗ trợ trọn gói, khách hàng chỉ ký tên trên hồ sơ

Output sau Bước 7

• Giấy xác nhận công bố (gốc + bản scan PDF)
• Số công bố để in trên nhãn sản phẩm
• Hồ sơ lưu tại trụ sở khách hàng (đề phòng thanh tra)

Bước 8: Sản xuất hàng loạt

Sau khi có giấy công bố (hoặc song song nếu khách muốn, Đồng Giao tư vấn về rủi ro), bắt đầu sản xuất batch chính.

Quy trình sản xuất chuẩn GMP

Tuần 1: Nhập + kiểm nguyên liệu
- Nhập đủ nguyên liệu (theo đơn đã đặt từ Bước 3)
- Kiểm nhập (IQC) — tổng thời gian 3-5 ngày
- Nếu nguyên liệu đạt → lưu kho phòng cách ly, chờ lệnh sản xuất

Tuần 2: Sản xuất
- Cân → phối trộn → tạo hạt → đóng nang/nén viên
- Mỗi công đoạn có IPC (In-Process Control)
- Lấy mẫu định kỳ mỗi 30 phút để kiểm tra

Tuần 3: Đóng gói sơ cấp
- Đóng vỉ, đóng chai, đóng hộp nhỏ
- Gắn lô SX, ngày SX, hạn sử dụng

Năng lực sản xuất Đồng Giao

• Viên nang cứng: 800.000 viên/ngày
• Viên nang mềm: 300.000 viên/ngày
• Viên nén: 1.200.000 viên/ngày
• Dạng bột/cốm: 500kg/ngày
• Dạng lỏng: 20.000 chai/ngày

Output sau Bước 8

• Lô hàng hoàn chỉnh chưa đóng gói thứ cấp
• Lô ghi nhật ký sản xuất (Batch Record) — lưu 5 năm
• Retention sample — 50 đơn vị/lô giữ lại để kiểm tra sau

Bước 9: QC cuối + kiểm tra lô

Đảm bảo hàng giao khách đồng nhất với mẫu đã duyệt.

Kiểm tra lô

• Cảm quan 100% lô (lấy mẫu ngẫu nhiên, 0.1-0.5% số lượng)
• Kiểm hoạt chất 3-5 chỉ tiêu quan trọng
• Kiểm vi sinh batch đại diện
• Kiểm bao bì: độ kín, số lô in đúng, hạn dùng đúng

Release batch

• QA Manager ký Certificate of Analysis (COA) cho lô
• Batch được phép xuất kho

Output sau Bước 9

• COA gốc cho khách hàng
• Batch record lưu file 5 năm
• Green light để đóng gói thứ cấp + xuất kho

Bước 10: Đóng gói, dán nhãn, giao hàng

Đóng gói thứ cấp

• Xếp sản phẩm vào hộp giấy theo thiết kế khách hàng
• Dán nhãn hoàn chỉnh (đã duyệt từ Bước 5)
• Đóng tem chống hàng giả (QR code truy xuất, nếu khách yêu cầu)
• Đóng thùng carton theo quy cách vận chuyển

Giao hàng

• Nội địa VN: Giao trong 3-5 ngày đến kho khách hàng
• Miền Nam ↔ Miền Bắc: 7-10 ngày
• Xuất khẩu: Đồng Giao hỗ trợ giấy tờ xuất khẩu, khách tự lo logistics quốc tế (hoặc thuê Đồng Giao gói dịch vụ premium)

Thanh toán

• Đặt cọc 30% khi ký hợp đồng (sau Bước 2)
• 40% khi sản xuất xong (sau Bước 9)
• 30% còn lại khi nhận hàng đầy đủ + khách không khiếu nại trong 7 ngày

Output sau Bước 10

• Biên bản giao nhận ký 2 bên
• Hồ sơ hàng hoá: giấy công bố, COA, hoá đơn VAT
• Sample retention ở khách hàng
• Hợp đồng khung cho các đợt sản xuất tiếp theo (tái đặt hàng nhanh hơn)

FAQ Quy trình

❓ 1. Nếu tôi đã có công thức rồi, có bỏ qua được Bước 3 không?

Đáp: Có, rút ngắn 2-3 tuần. Nhưng Đồng Giao vẫn thực hiện kiểm tra pháp lý công thức (1-2 ngày) để đảm bảo thành phần không vi phạm danh mục cấm Việt Nam.

❓ 2. Nhà máy Đồng Giao có thể gia công bao nhiêu SKU cùng lúc?

Đáp: Tối đa 25-30 SKU/tháng. Đã lên plan sản xuất với cam kết deadline.

❓ 3. Tôi đặt 3.000 lọ nhưng sản phẩm thành công, muốn đặt thêm 10.000 lọ — timeline bao lâu?

Đáp: Nếu trong 6 tháng sau đợt đầu: 20-30 ngày (bỏ qua Bước 1-7, chỉ sản xuất + QC + giao hàng).

❓ 4. Chất lượng có khác nhau giữa các lô không?

Đáp: Không — nhờ GMP + SOP chuẩn hoá, chênh lệch hoạt chất giữa các lô < 3%. Mỗi lô có COA độc lập, minh bạch.

❓ 5. Tôi có được xem nhà máy trước khi ký không?

Đáp: CÓ — đây là quyền + khuyến khích của Đồng Giao. Liên hệ hẹn trước 3 ngày, chúng tôi sắp xếp tour kèm hướng dẫn viên kỹ thuật.

❓ 6. Nếu sản phẩm bán không tốt, tôi có bị phạt gì không?

Đáp: Không. Hợp đồng chỉ ràng buộc số lượng đã đặt. Bạn có thể chọn không đặt tiếp. Tuy nhiên, nguyên liệu đặc biệt đã đặt riêng cho bạn thì phải chịu chi phí đó.

❓ 7. Đồng Giao có nhận gia công cho sản phẩm xuất khẩu FDA/CE không?

Đáp: CÓ. Đồng Giao đạt GMP cấp hàng xuất khẩu + đã có kinh nghiệm làm hồ sơ cho khách xuất Mỹ, Nhật, Hàn, Úc. Báo giá riêng cho dịch vụ này.

Sẵn sàng bắt đầu?

🚀 Đặt lịch tư vấn MIỄN PHÍ hôm nay

✅ 30 phút với dược sĩ R&D (Google Meet hoặc tại nhà máy)
✅ Nhận báo giá sơ bộ trong 24h
✅ Tour nhà máy miễn phí (tại KCN)

Hotline: 0918 763 176 · Email: donggiaopharma@gmail.com
Đặt lịch online →

Bài liên quan

• Gia công TPCN là gì? OEM vs ODM vs Private Label — Pillar #1
• Nghị định 15/2018: Hướng dẫn triển khai — Pillar #2
• Cách chọn nhà máy gia công TPCN: 20 tiêu chí — Pillar #4
• Chi phí gia công TPCN 2026 chi tiết
• GMP là gì? Tại sao nhà máy phải có GMP